Práca na diaľku: kancelária zbytočná. Kniha o práci na diaľku, ktorú by si mal prečítať každý

Laetitia Vitaud

Editor in Chief

Jason Fried and David Heinemeier Hansson sa v polovici marca rozhodli vrátiť náklady každému, kto si zakúpil ich knihu Práca na diaľku: kancelária zbytočná, aby boli „diaľkoví“ pracovníci na túto úlohu lepšie pripravení.  Ak ste si knihu nestihli kúpiť, ponúkame vám stručné resumé.

Toto povinné čítanie pomôže manažérom, ktorí majú svoj tím pod palcom zvyčajne každý deň od 8:00 do 16:00. V skutočnosti je manažovanie na diaľku pracujúcich zamestnancov efektívnejšie, keďže ide len a len o prácu!  Práca na diaľku: kancelária zbytočná (2013) je určená všetkým „tradičným“ manažérom, ako aj tým „osvieteným“ v snahe priblížiť im pozitívne aspekty práce na diaľku. Kniha obsahuje množstvo praktických a cenných rád z oblasti ľudských zdrojov. Môžu si manažéri dovoliť ignorovať prácu na diaľku vo svete, kde tento fenomén rýchlo naberá na obrátkach?   

„Ľudia majú úžasnú schopnosť rozumne a zodpovedne žiť podľa vysokých očakávaní, ak im to dovolíte.“

Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku.

Práca na diaľku je už druhým bestsellerom autorov Frieda a Hanssona.

V roku 1999 autori kníh Rework (2010, „Restart“ v českom vydaní) a Remote (2013, „Práce na dálku“ v českom vydaní) založili v Chicagu softvérovú firmu Basecamp, ktorej väčšina zamestnancov pracuje na diaľku. Vďaka knihe Práca na diaľku využili príležitosť zviditeľniť svoju firmu Basecamp a ich nástroj na projektový manažment, ktorý vyvinuli s cieľom pomôcť ľuďom efektívnejšie pracovať na diaľku. 

Hoci sa kniha týka biznisu jej autorov, je to to užitočná kniha z oblasti manažmentu, v ktorej vychádzali zo svojich skúseností. Ako zakladatelia firmy 27signals (dnes Basecamp) z prvej ruky získali skúsenosti s prácou, prijímaním a manažovaním zamestnancov pracujúcich na diaľku. Bez ohľadu na pôvodnú koncepciu knihy sú ich rady užitočnou pomôckou. S príchodom nových nástrojov pre spoluprácu na trh svoju relevantnosť nestráca. Knihu vydali v roku 2013, čiže viac ako rok pred vznikom aplikácie Slack, tri roky pred vznikom facebookovej aplikácie Workplace a aplikácie Microsoft Teams. Ak má táto kniha v niečom zmysel, je to skutočnosť, že sa ich produkt stal trochu redundantným! 

Jason Fried a David Heinemeier sa čoraz viac venujú poradenstvu v oblasti manažmentu a produktivity, ako aj vyvíjaním softvérov zameraných na zvyšovanie produktivity. A sú v tom naozaj dobrí. Friedov blog o spolupráci, produktivite a povahe práce sa teší bezprecedentnej popularite. 

„Záleží na práci, nie na hodinách.“

Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku.

Základným posolstvom knihy Práca na diaľku je poukázanie na množstvo výhod, ktoré sa s prácou na diaľku spájajú: prístup k najtalentovanejším ľuďom, možnosť nemusieť dochádzať do práce a najmä lepšiu produktivitu mimo tradičnej kancelárie, ktorej dni slávy sú už jasnou minulosťou. 

Prišla chvíľa práce na diaľku. 

V práci mimo práce: 

„Kancelária je tým posledným miestom, kde chcú ľudia byť, keď potrebujú niečo naozaj dokončiť (…). Je tomu tak preto, lebo kancelária je továreň bohatá na ruchy a rozptýlenia.“

Palivom digitálnej ekonomiky sú developeri, textári, dizajnéri, a pod. Práve oni potrebujú dostatočne dlhý čas na to, aby priniesli výsledky svojej vzácnej práce. Ich pracovný deň je rozdrobený na „pracovné momenty.“ 

Prácu na diaľku značne zjednodušili technológie. Basecamp bol jedným z prvých nástrojov pre spoluprácu ľudí pracujúcich na diaľku. Na zozname sa postupne objavili aj ďalšie: Dropbox, Google Doc, Google Hangout, Skype, Slack, WebEx, Facebook Workplace, Microsoft Teams, a pod. Na diaľku sa dá robiť takmer všetko! Vďaka týmto novým nástrojom sa z asynchrónnej spolupráce stáva realita. Ľudia už nielenže nemusia byť na jednom mieste, ale nemusia ani pracovať v rovnakom čase. Nie je potrebný žiaden rozvrh, dobre nastavená „diaľková“ politika funguje v rozdielnych časových pásmach, pre nočných dravcov, ranostajov aj rodinné typy.

Mnoho zamestnancov bolo s rastúcimi cenami nehnuteľností v najdynamickejších mestských centrách, ktoré sú domovom tlupy kreatívnych zamestnancov, odsúdených na dlhé dohádzanie do práce. V priemere precestujeme do práce 400 hodín ročne, čo je pre firmy veľa strateného času. Ľudia sú kvôli dochádzaniu do práce vystresovaní a skľúčení a ničí to ich motiváciu a produktivitu. 

Veľké mesta by v budúcnosti mohli prísť o svoj monopol a originálne talenty. „Nie každý sa túži presťahovať do San Francisca.“ V mestách ako San Francisco je striedanie zamestnaní bežným javom. Zamestnanci si vždy myslia, že je lepšie niekde inde. Naopak, ľudia pracujúci na diaľku v menej preplnených oblastiach, ako napr. Idaho alebo Utah, majú tendencie byť voči svojim zamestnávateľom lojálnejší.

V podstate to nie je o peniazoch! Zamestnanci sa čím ďalej, tým viac zaujímajú o vyššiu kvalitu svojho života, flexibilitu a prácu, ktorá ich bude napĺňať. Zamestnávatelia majú čoraz väčší problém získať talentovaných pracovníkov. Práca na diaľku je pre obe strany niečím, čo stojí za pokus.

Zabudnite na zlé výhovorky 

Autori odhaľujú skutočnú podstatu argumentov, ktoré často predkladajú ľudia oponujúci práci na diaľku. Tu sú tie najbežnejšie:

  • Zázraky sa dejú, len keď sme všetci na mieste.“ Veľké nápady nie sú také bežné a vyžadujú si prehodnocovanie. Ojedinelé osobné stretnutia sa stávajú vzácnosťou.
  • „Ako budem vedieť, že pracujú, keď ich nevidím?“ Mnoho zamestnancov má rafinované praktiky, ktorými prestierajú činnosť, hoci sa v práci ulievajú. Neexistuje žiadna záruka produktivity, no nedostatok dôvery produktivitu zabíja. Mnoho ľudí chce pracovať, ak ich práca udržuje a napĺňa. 
  • „Kto bude dvíhať telefón?“ Rôzni zamestnanci v rôznych časových zónach alebo s odlišnými rozvrhmi dokážu pokryť „šichty“ odpovedaním na telefonáty zákazníkov. Vyžaduje si to dobrú koordináciu.
  • „Ostatní budú žiarliť.“ Bežná výhovorka vzdorujúcich manažérov. Ak niektoré pozície nemožno vykonávať na diaľku, prečo by tak mali fungovať aj ostatní v rámci jednej firmy? Ľudia chápu, že rozdielne pozície sa spájajú s rozdielnymi požiadavkami.
  • „A čo kultúra firmy?“ Kultúra sa často prezentuje ako „zábava“, ktorú spolu kolegovia môžu zažiť, no v skutočnosti ide o každú „nevypovedanú hodnotu a činy“ firmy. Nemusíte byť fyzicky spolu, aby ste vybudovali pevnú kultúru firmy. „Práca na diaľku znamená zriecť sa ilúzie, že práca na kultúre spoločnosti je len o fyzickom kontakte.“
  • „Potrebujem odpoveď hneď.“ Trvá istý čas uvedomiť si, že nie všetky otázky si vyžadujú okamžitú odpoveď. E-maily poskytujú dostatok priestoru na všetko. Rýchle správy slúžia pre urgentnú komunikáciu. Telefón môžete použiť v krízových situáciách a otázkach života a smrti. Menej ruchov zvyšuje produktivitu. „Prelomenie závislosti od „potrebujem to okamžite“ nepríde len tak samo od seba.“

Ako pracovať na diaľku 

Autori sa pokúsili vytvoriť zoznam nástrojov a spoločných zásad potrebných pre záruku úspechu práce na diaľku. Tu sú tie najdôležitejšie:

  • „Pracujte simultánne istú časť dňa.“ Pracovný čas zamestnancov by sa mal určitým spôsobom prelínať. Ideálne je pracovať simultánne 4 hodiny, aby ste sa vyhli výrazným omeškaniam a udržali si pocit tímovej spolupráce.
  • „Uverím, keď uvidím.“ Vďaka nástrojom ako WebEx, Join,me, GoToMeeting je dnes zdieľanie obrazovky také jednoduché… Je to ako sedieť vedľa seba pred rovnakou obrazovkou! Opäť je to ale o práci.
  • „Prístup pre každého.“ Dôležité dokumenty by nemali byť skryté v osobnom e-maile jednotlivca, ale na spoločnom médiu. Pomôžu vám k tomu Dropbox, GitHub, a ďalšie.
  • „Virtuálny kávovar.“ „Pri samej práci a žiadnej zábave človek osprostie,“ je preto dôležité vytvoriť komunikačný priestor, kde sa možno ulievať, zdieľať fotky mačiek, hovoriť o politike a socializovať sa rovnako, akoby ste stáli pri skutočnom kávovare v kancelárii.
  • „Záleží na práci.“ Pri práci na diaľku je jediným meradlom výkonu jednotlivca práca samotná. Politika a súkromie sú druhoradé.
  • „Opatrne s poradami a manažérmi“Čím menej porád a stretnutí s manažérmi, tým viac sa dá spraviť. Porady by mali byť „vzácnou delikatesou.“

Získavajte a držte si tých najlepších 

Hľadanie nových kolegov mimo svojej geografickej polohy je skvelý spôsob, ako zaloviť po talentoch v medzinárodných vodách a zostaviť tak pestrý tím kolegov. Je to zároveň aj dobrý spôsob, ako si udržať talenty vo firme. Občas sa ľudia túžia presťahovať, aj keď milujú svoju prácu. Najstabilnejší zamestnanci sú v práci na diaľku najlepší, pretože poznajú kultúru, tím, požiadavky… Prečo si ich neudržať?

Je myslené myslieť si, že prechodom na prácu na diaľku sa ľudský kontakt stáva nepotrebným. Toto má ďaleko od pravdy. Dôležitejšie je túto diaľku prežiť, udržiavať vzťahy bez fyzického kontaktu môže byť náročné. Práca na diaľku si žiada ľudí so zdravým rozumom, dobrou vôľou, dávkou benevolencie, trpezlivosti.. Priestor pre „somárov“ tu nie je. Zlá atmosféra by mohla tímovú prácu negatívne ovplyvniť.

Prijímacie konanie sa nesmie zakladať na „trikoch z ihriska.“ Schopnosť skladať puzzle nejde ruka v ruke so schopnosťou riešiť reálne pracovné problémy. Najlepšou metódou pri prijímaní nových kolegov je pozrieť sa na samotnú prácu. Testovací projekt je najlepší spôsob, ako začať. Výberový proces by mohol prebiehať formou týždňového alebo dvojtýždenného mini projektu. Pri práci na diaľku je základom vedieť sa dobre písomne vyjadrovať, čiže ak to jednotlivec dokáže, dobrým „diaľkovým“ pracovníkom. Ďalšou súčasťou procesu mohlo byť aj vypracovanie sprievodného listu. Osobný pohovor prichádza do úvahy len ak kandidát prešiel prvotnými testami.

Práca v menších mestách by mala byť rovnako ohodnotená! „Rovnaká pláca za rovnakú prácu“ nie je len všeobecnou požiadavkou, ale aj nástrojom HR oddelení, aby si talenty vo firme udržali.

„Nehľaďte na prácu na diaľku ako na príležitosť znížiť platy!“

Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku.

Manažovanie „diaľkových“ zamestnancov 

Vo všeobecnosti je najlepšie s prácou na diaľku začať čo najskôr. Je jednoduchšie ak kultúru vašej firmy definujú „diaľkoví“ pracovníci. Pre začiatok je vhodné dovoliť aktuálnym zamestnancom pracovať na diaľku niekoľko dní do týždňa. Malé kroky sú správna cesta.

Manažovanie „diaľkových“ pracovníkov už nie je len o „organizácií stoličiek,“ ale len a len o práci. Efektívne manažovanie takéhoto tímu si pýta znalosť práce samotnej. Manažéri by mali mať schopnosť pochopiť prípadné meškania, kreatívne riešiť malicherné problémy, rozdeliť prácu na zvládnuteľné časti, a pod. 

Svet open source softvérov poskytuje veľa vzácnych skúseností. 

„Diaľkovo pracujúci sa majú veľa čo učiť z open source softvérov, ktoré za posledné desaťročia dobyli svet komerčných gigantov. Je to triumf asynchrónnej spolupráce a komunikácie, akú videl len málokto.“

Jason Fried & David Heinemeier Hansson v Práci na diaľku. .

Za úspechom open source-u stojí silná vnútorná motivácia. Programátori to robia z lásky, nie pre peniaze!

V záujme efektívnej práce treba zdvihnúť všetky závory! Na „diaľkových“ pracovníkov nemožno hľadieť ako na druhoradých občanov, ale ako na niekoho, kto si môže sadnúť za vrch stola, mať určité slovo a robiť rozhodnutia… Každý zamestnanec by mal mať prístup ku všetkému, čo potrebuje. Chyby tu boli a budú, a to je v poriadku. Je to cena za ponaučenia a cestu k sebestačnosti.

„V úspešnom ´diaľkovom´ pracovnom prostredí naopak riskujeme až príliš dobrý pracovný výkon, než podvýkon,“ najmä pokiaľ ide o tímy z rôznych časových pásiem. Pri práci na diaľku sa hranica medzi prácou a oddychom rozplýva. Je na zodpovednosti každého jednotlivca okontrolovať, či sa nevenuje len práci, inak riskuje syndróm vyhorenia. Z dlhodobého hľadiska sú najlepšími pracovníkmi tí, ktorí odpracujú rozumný počet hodín. 40-hodinový pracovný týždeň je rozumný a udržateľný priemer.

Status: zamestnanec na diaľku 

„Diaľkovým“ zamestnancom sa dostáva slobody a flexibility. Bez hraníc a limitov sa život môže občas skomplikovať. Väčšina ľudí určitý druh rutiny potrebuje. Je preto dôležité vytýčiť hranice medzi prácou a zábavou, napr. prostredníctvom rozdielnych zariadení, izieb, zvykov a rituálov.

Práca na diaľku nie je čierna alebo biela, môže mať rôzne hybridné formy, ako napr. doobedie doma a poobedie v kancelárii, alebo tri dni doma a dva dni v kancelárii. Ak nie je možnosť pracovať v kancelárii, kaviarne a coworkingové priestory sú vhodné alternatívy, ako pracovať a udržiavať si motiváciu.

Novými scenármi k novým nápadom. Čím viac perspektív o probléme máme, tým ľahšie nájdeme riešenie. Vďaka rovnováhe medzi prácou a zábavou a viac času stráveného v rodinnom kruhu sú zamestnanci všestrannejší a zdravší. V konečnom dôsledku podávajú aj lepší pracovný výkon.

Pomaly prichádza prelom v práci na diaľku. Štandardný typ kancelárie je na ústupe.

„Keď o 30 rokov technológie dosiahnu ešte väčší pokrok, ľudia sa budú pozerajúc do minulosti čudovať, ako mohli kancelárie vôbec existovať.“

Richard Branson

Ilustrácie: Pablo Grand Mourcel

Preklad: Zuzana Chovancová

Naša misia

Sme mediálna a technologická spoločnosť, ktorá si dala za cieľ dodať práci viac ľudskosti