Pas de panique, on vous a déniché LE livre de référence sur le télétravail

Laetitia Vitaud

Editor in Chief

Mi-mars 2020, Jason Fried et David Heinemeier Hansson, auteurs de plusieurs ouvrages sur le télétravail, ont proposé le remboursement intégral de leur livre « Remote: Office Not Required » (aka la « Bible » du télétravail). Un ouvrage de référence sur la gestion du télétravail, (particulièrement utile aux managers et RH), dont voici le résumé.

La gestion des travailleurs à distance peut paraître difficile pour celles et ceux qui sont habitué.e.s à voir leurs employé.e.s travailler de 9 à 17 heures au bureau, mais elle s’avère plus efficace. Remote: Office Not Required (2013) s’adresse à tous les managers et RH, qu’ils soient « old-school » ou « ouverts d’esprit », afin de les convaincre que le télétravail est une tendance qu’ils devraient adopter. Le livre regorge de conseils pratiques et utiles en matière de RH. Dans un monde où le travail à distance est en train de gagner du terrain, les managers peuvent-ils encore se permettre de l’ignorer ?

« Lorsqu’on leur laisse une certaine liberté, les humains disposent d’un incroyable pouvoir de satisfaire à des attentes exigeantes en matière de raison et de responsabilité ».

Jason Fried et David Heinemeier Hansson

Remote: Office Not Required, le deuxième guide pratique de Fried et Hansson

Les auteurs de Rework (2010) et Remote (2013) sont également les fondateurs de l’éditeur de logiciels Basecamp, fondé en 1999 à Chicago. Avec Remote (…), ils se sont donnés une nouvelle occasion de promouvoir Basecamp, leur outil de gestion de projets conçu pour aider les gens à travailler plus efficacement. 

Les deux auteurs se basent sur leur propre expérience de travail : en tant que fondateurs de 37signals (Basecamp), ils ont eu une expertise de première main dans le domaine du travail, de l’embauche et de la gestion à distance. Leurs conseils sont précieux. Ils sont certainement encore plus pertinents aujourd’hui, maintenant que de nombreux nouveaux outils collaboratifs sont disponibles sur le marché ; outils très utiles pour continuer à travailler efficacement pendant les semaines à venir. Le livre a été publié en 2013, plus d’un an avant le lancement de Slack, trois ans avant le développement de Workplace par Facebook et le déploiement de Teams par Microsoft. Quoi qu’il en soit, l’ouvrage de Fried et Hansson prend encore plus de sens aujourd’hui.

Le travail de Jason Fried et David Heinemeier consiste de plus en plus fréquemment à donner des conseils en matière de gestion et de productivité en plus d’assurer le développement de logiciels de productivité. Et le fait est qu’ils sont plutôt doués : le blog de Jason Fried sur lequel il écrit des articles sur la collaboration, la productivité et la nature du travail n’a rien perdu de sa popularité. 

Le principal message de Remote(…) est que le travail à distance comporte de nombreux avantages : l’accès aux meilleurs talents, le bien-être des salarié.e.s et surtout une productivité généralement accrue en dehors du bureau traditionnel, dont les jours de gloire appartiennent clairement au passé.

« Le luxe des 20 prochaines années sera de quitter la ville. Pas comme un serviteur tenu en laisse en périphérie, mais pour habiter réellement partout où l’on veut ».

JASON FRIED ET DAVID HEINEMEIER HANSSON

L’époque du télétravail est arrivée 

Le travail ne se déroule pas au travail : 

« En journée, le bureau est devenu le dernier endroit où les gens tiennent à être lorsqu’ils comptent réellement travailler (…). Car les bureaux sont devenus de véritables usines à interruptions ».

Les travailleurs créatifs qui alimentent notre économie numérique (développeurs, rédacteurs, designers, etc.) ont besoin de longues périodes de temps pour accomplir leurs tâches. Au lieu de cela, leur journée de travail est souvent « déchiquetée en de nombreux moments de travail ».

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La technologie a rendu le travail à distance nettement plus facile. Basecamp est l’un des premiers outils collaboratifs développés pour améliorer la collaboration entre télétravailleurs. Mais chaque année, de nouveaux outils viennent s’ajouter à la liste : Dropbox, Google Doc, Google Hangout, Skype, Slack, WebEx, Facebook Workplace, Microsoft Teams, etc. Ces nouveaux outils rendent possible une collaboration asynchrone : non seulement les personnes n’ont plus besoin de se retrouver au même endroit, mais elles n’ont même plus besoin de travailler en même temps. Aucun horaire fixe n’est nécessaire : une bonne politique de télétravail permet d’inclure des personnes basées dans différents pays (et donc différents fuseaux horaires…), mais aussi des noctambules, des lève-tôt ou des gens vivant en famille.

Alors que les prix de l’immobilier flambent dans les centres urbains les plus dynamiques du fait de l’afflux de travailleurs créatifs, un nombre croissant de travailleurs est condamné à réaliser des trajets au bureau de plus en plus longs. En moyenne, les travailleurs perdent environ 400 heures par an pour aller au bureau. Ces trajets peuvent être une source de stress et de mal-être. Ils sapent la motivation et la productivité. 

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À l’avenir, la ville pourrait perdre son monopole en tant que centre de talents. « Tout le monde ne tient pas à déménager à San Francisco » expliquent les auteurs. Dans des endroits comme San Francisco, les changements d’emploi sont la norme : les travailleurs ont tendance à penser que l’herbe est toujours plus verte ailleurs. En revanche, les personnes talentueuses qui sont autorisées à télétravailler depuis des zones moins denses, telles que l’Idaho ou l’Utah, ont tendance à rester plus fidèles aux entreprises qui les emploient.

Dans le fond, il ne s’agit pas d’une question d’argent ! Un nombre croissant de travailleurs est à la recherche d’une meilleure qualité de vie, d’une certaine flexibilité ainsi que d’un travail enrichissant. Et de plus en plus d’employeurs remarquent que l’accès aux talents devient de plus en plus difficile. Pour ces deux raisons, le travail à distance est une solution à prendre en considération.

Stop aux mauvaises excuses 

Les auteurs réfutent une série d’arguments habituellement avancés par ceux qui s’opposent à l’idée de mettre en place le télétravail au sein de leur organisation. Voici quelques-uns des arguments les plus fréquents :

  • « La magie ne fonctionne que lorsque nous sommes tous dans la même pièce » : en réalité, les grandes idées ne sont pas si communes et elles nécessitent un suivi sérieux. Rendre plus rares les réunions en personne permet aussi des les rendre plus précieuses.
  • « Si je ne peux pas les voir, comment puis-je m’assurer qu’ils travaillent ? » : de nombreux travailleurs développent des stratégies rusées dans le but de prétendre qu’ils travaillent au bureau. Il n’y a aucune garantie de productivité, mais un manque de confiance portera indéniablement préjudice à la productivité. La plupart des gens tiennent à travailler du moment que leur travail reste stimulant et épanouissant. 
  • « Qui va répondre aux appels téléphoniques ? » : un système dans lequel de multiples employés répartis sur différents fuseaux horaires ou travaillant à des horaires différents permet de couvrir tous les « roulements » afin de répondre aux clients. Tout cela nécessite une bonne coordination.
  • « Les autres seraient jaloux » : il s’agit d’une excuse fréquemment utilisée par les managers réticents. Même si certains emplois ne sont pas adaptés à une exécution à distance, pourquoi tous les membres de l’organisation devraient-ils travailler de la même manière ? Les gens peuvent comprendre que des emplois différents impliquent des exigences différentes.
  • « Qu’en est-il de la culture ? » : la culture est souvent présentée comme le « divertissement » partagé par les personnes, mais il s’agit en réalité de « l’ensemble des valeurs et actions prononcées et non-prononcées » de l’organisation. Vous n’avez pas besoin de réunir physiquement tout le monde pour créer une culture forte. « Le fait d’avoir des travailleurs à distance vous oblige à renoncer à l’illusion que la constitution d’une culture d’entreprise est uniquement restreinte aux activités sociales en personne ».
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  • « J’ai besoin d’une réponse immédiate » : une certaine adaptation est nécessaire pour se rendre compte que toutes les questions n’appellent pas une réponse immédiate. Les e-mail suffisent pour la plupart des questions. Les messages instantanés sont destinés aux messages urgents. Et le téléphone peut être utilisé pour des questions capitales lors des états de crise. Un nombre inférieur d’interruptions impliquera une productivité plus élevée. « La victoire sur votre addiction et celle des autres au « dès que possible » ne se fera pas sans sevrage » expliquent les auteurs.

Comment collaborer à distance ?

Pour réussir, les équipes de télétravailleurs ont besoin d’une série d’outils et de principes de bon sens que les auteurs ont tenté d’énumérer. En voici les plus importants :

  • « Chevaucher vous devrez » : il est indispensable qu’il y ait un certain chevauchement entre les heures de travail des travailleurs. Dans l’idéal, quatre heures de chevauchement sont nécessaires pour éviter les retards de collaboration excessifs et garantir malgré tout une cohésion d’équipe.
  • « Voir, c’est croire » : il est maintenant si simple de partager un écran grâce à des outils tels que Zoom, WebEx, Join.me, GoToMeeting… Cela revient à s’asseoir côte à côte devant le même écran.
  • « Tout au grand jour » : les documents importants ne doivent pas être enfermés dans la boîte de réception d’une personne, mais plutôt présentés au grand jour. Grâce à Dropbox, GitHub, etc. il est possible de les rendre disponibles à tous.
  • « La machine à café virtuelle » : on dit que « les prisonniers du boulot ne font pas de vieux os ». Il est essentiel de fournir un salon de discussion où tout le monde peut s’amuser, partager des photos de chats, discuter de la politique et se connecter comme ils le feraient autour d’une machine à café au bureau.
  • « Le travail est le plus important » : avec les télétravailleurs, seul le travail lui-même peut servir à juger les performances d’une personne. La politique et la personnalité viennent dans un second temps.
  • « Doucement sur les M&Ms » (Managers & Meetings: plus vous tenez à l’écart des réunions et des managers (M&Ms), mieux vous pourrez travailler. Les réunions devraient être considérées comme une « douceur rare ».

« L’horloge ne compte pas. Le travail, oui. »

JASON FRIED ET DAVID HEINEMEIER HANSSON

Embaucher et garder les meilleurs 

Être capable de recruter au-delà de sa zone géographique constitue un excellent moyen d’élargir le vivier de talents et de former un personnel plus diversifié pour s’attaquer aux marchés mondiaux. C’est également un bon moyen d’augmenter la rétention : parfois les gens tiennent à déménager, même s’ils aiment leur travail. Les travailleurs présents dans l’entreprise de longue date sont ceux qui travailleront le mieux à distance : ils connaissent la culture, l’équipe, les exigences… Alors pourquoi les laisser partir ?

Il est supposé, à tort, que les rapports humains importent moins lorsqu’il s’agit d’embaucher des télétravailleurs. Il n’y a rien de plus faux. Ils sont encore plus importants si l’on souhaite tenir sur le long terme. Les relations peuvent être compliquées sans face-à-face. Le travail à distance doit se baser sur des gens pleins de bon sens, de bonne volonté, de bienveillance, de patience… Aucun comportement toxique ne peut être autorisé, les mauvaises intentions pouvant compromettre le travail d’équipe.

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Le recrutement ne peut se baser sur des « tours de passe-passe ». La capacité d’un individu à résoudre des puzzles bidons n’a aucune corrélation avec sa capacité à résoudre des problèmes réels au travail. L’étude par « tâche » reste la meilleure méthode pour recruter. La meilleure façon de procéder est de commencer par un projet test. La pré-embauche peut prendre la forme d’un mini-projet d’une ou deux semaines. Les télétravailleurs doivent également être de bons rédacteurs, car pour réaliser un travail satisfaisant, il est essentiel qu’ils disposent de solides capacités de rédaction. La lettre de motivation peut être utilisée comme premier filtre de recrutement. Ce n’est qu’après avoir passé cette étape que la rencontre en personne deviendra pertinente.

Enfin, les travailleurs résidant loin d’une grande ville n’ont pas à recevoir un salaire inférieur à leurs collègues. « L’égalité de rémunération pour un travail égal » n’est pas seulement une revendication universelle, c’est aussi une politique solide en matière de ressources humaines afin de fidéliser les individus talentueux au sein de l’entreprise. 

« Ne considérez pas le télétravail comme un moyen de lésiner sur les salaires ! »

JASON FRIED ET DAVID HEINEMEIER HANSSON

Gérer les télétravailleurs 

En général, il est préférable de commencer à télétravailler le plus tôt possible au cours de votre expérience en entreprise. Cette tâche est beaucoup plus facile si votre culture d’entreprise est favorable au télétravail. Autrement, le fait de permettre à vos employés actuels de commencer à télétravailler quelques jours par semaine peut constituer un bon point de départ. Il est préférable de procéder par petites étapes.

En matière de gestion des travailleurs, il n’est dorénavant plus possible de se contenter de « remplir les fauteuils » : il s’agit uniquement de travail et de rien de plus que de travail. Par conséquent, une certaine connaissance des tâches est nécessaire pour gérer efficacement une équipe. Les managers doivent être en mesure de comprendre les raisons des éventuels retards, se montrer créatifs en matière de solutions aux problèmes compliqués, être en mesure de diviser le travail en portions facilement gérables, etc. 

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Nombre de précieuses leçons peuvent être tirées du monde de l’open source. 

« Les potentiels télétravailleurs et télémanagers ont beaucoup à apprendre de la façon dont le mouvement des logiciels en open source a su conquérir les géants commerciaux au cours des dernières décennies. C’est un triomphe de la collaboration et de la communication asynchrones comme le monde en a rarement vu ».

JASON FRIED ET DAVID HEINEMEIER HANSSON

Ce que démontre le succès de l’open source, c’est le pouvoir de la motivation intrinsèque. Les programmeurs travaillent par passion, pas pour l’argent !

Il faut retirer jusqu’au moindre obstacle pour que le travail soit efficace. Les télétravailleurs ne doivent pas être traités comme des citoyens de seconde zone, mais ils devraient avoir le pouvoir de « s’asseoir à la même table » (au sens figuré), d’avoir une voix, de prendre des décisions… Par défaut, chaque travailleur devrait avoir accès à tout ce dont il a besoin. Des erreurs se produiront et ce n’est pas grave : elles sont le prix de l’apprentissage et de l’autosuffisance.

Des erreurs se produiront et ce n’est pas grave : elles sont le prix de l’apprentissage et de l’autosuffisance.

« En réalité, c’est l’excès de travail et non pas son manque qui est le véritable ennemi à un environnement de télétravail prospère », en particulier lorsque les équipes sont réparties sur plusieurs fuseaux horaires. Pour les travailleurs à distance, la frontière entre le travail et les loisirs est totalement floue. Il en va de la responsabilité de chacun de s’assurer que le travail ne devienne pas une source d’épuisement. Sur le long terme, les meilleurs travailleurs sont des gens qui travaillent un nombre d’heures raisonnable. Une moyenne de 40 heures par semaine peut être considérée à la fois comme un rythme de travail raisonnable et durable.

Être un télétravailleur 

Les travailleurs à distance disposent de liberté et de flexibilité. Sans frontières, ni routine, la vie peut parfois se révéler difficile. La plupart des gens ont besoin d’une routine. Par conséquent, il est essentiel de trouver des moyens de séparer le travail et le plaisir : dispositifs séparés, pièce séparée, routines et rituels…

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Le télétravail n’a pas à être tout noir ou tout blanc, il rend possible de nombreuses combinaisons hybrides : les matins à la maison et les après-midis au bureau ; ou trois jours à la maison et deux jours au bureau. Pour ceux qui n’ont pas de bureau, les cafés et les espaces de coworking peuvent constituer de bons endroits pour travailler tout en maintenant la motivation.

Les changements de décor mènent à de nouvelles idées. Il est plus facile de résoudre un problème lorsque l’on a davantage de perspectives sur ledit problème. L’équilibre travail/vie personnelle et l’augmentation du temps passé en famille assurent aux travailleurs un meilleur équilibre et une meilleure santé. Finalement, ils se révèlent également plus performants au travail.

En matière de télétravail, le tournant est sur le point d’arriver. L’ancien modèle du bureau est clairement en déclin.

« Dans 30 ans, avec les avancées technologiques à venir, lorsque les gens regarderont vers le passé, ils se demanderont même la raison qui a pu justifier la création des bureaux à un moment donné ».

Richard Branson

Illustration : Pablo Grand Mourcel

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