Confinées mais motivées : 10 méthodes pour garder ses équipes engagées

Solenne Faure

Rédactrice

Le chiffre est vertigineux : 45% des actifs français ne travaillent plus, selon un sondage Odoxa-Adviso Partners réalisé pour Franceinfo, France Bleu et Challenges. Que font les 55 % des travailleurs restants ? Un sur cinq fait désormais du télétravail à temps plein, et un quart des Français actifs (25 %) continue de se rendre sur leur lieu de travail tous les jours ou presque. L’instabilité de l’environnement de travail nuance les injonctions à la productivité : comment rester confiné.e et motivé.e ? La situation, inédite, peut jouer sur le moral des équipes et impacter leur niveau d’engagement. Une conséquence qui pourra faire l’effet d’une double-peine pour les employeur.e.s au moment de la reprise, où chaque effort comptera d’autant plus. Alors comment maintenir la motivation et l’engagement de ses collaborateurs / collaboratrices dans un contexte aussi instable ? Nous vous proposons dans cet article 10 méthodes pour réussir à garder vos équipes engagées.

  • Créer des nouveaux espaces d’échange

Pour que la peur et le stress ne les paralysent ni ne les isolent, vos collaborateurs/collaboratrices ont besoin de se sentir considéré.e.s et entendu.e.s. « Les préoccupations ont évolué. Au début du confinement, nous étions face à une sidération, les entreprises n’étant pas préparées. La protection de la santé psychologique était alors un peu mise au second plan. Mais maintenant, on revient dessus. Les crises d’angoisse, l’anxiété, la fatigue, l’isolement, la difficulté à déconnecter apparaissent de plus en plus. Et c’est le rôle du manager de les prendre en compte » témoigne Christophe Nguyen, un des fondateurs d’Empreinte humaine, cabinet conseil en qualité de vie au travail et risques psychosociaux. L’heure est à l’adaptabilité. Point matinal en visio avec son équipe, flux de discussion dédiés aux questions sur Slack ou Workplace, communiqués de la direction envoyés par mail à échéance fixe ou encore cellule d’écoute psychologique par téléphone. L’objectif est à chaque fois le même : montrer une direction et des managers disponibles et volontaires pour instaurer de nouveaux repères. Chez Nespresso, la DRH Hélène Gemähling raconte aux Échos avoir fait « d’importants efforts pour être clairs et explicites. » Une « foire aux questions exhaustive » a ainsi été mise en place et les managers sont invités à faire remonter les interrogations du terrain pendant des conférences téléphoniques avec la direction. 

  • Monter une cellule de crise

Selon un sondage réalisé par MyRHline fin mars, 86% des entreprises ont mis en place une cellule de crise. Il s’agit à la fois de gérer le présent mais également d’essayer d’anticiper au mieux la reprise, l’après. Le groupe Rémy Cointreau raconte au site Cadremploi comment il a lancé des réunions quotidiennes avec le Comex. « On les tient à 13h30, pour que nos collègues chinois ou américains n’aient pas besoin de se lever en pleine nuit pour se brancher sur Skype. » Une façon de montrer que vous prenez la situation au sérieux : « En période de grosses turbulences, le boss est comme le steward qui continue à servir le café avec calme. Cela rassure tout le monde » témoigne Patrick Amar, dirigeant d’Axis Mundi, société de conseil en performance, dans une interview au Parisien.

Pour 83% des employé.e.s, être reconnu.e pour son travail est plus satisfaisant qu’une augmentation ou des cadeaux.

  • Redoubler de reconnaissance 

En temps de crise, l’empathie est essentielle. Soulignez ce qui va bien et prenez le temps de l’écrire. Mobilisez, encouragez, challengez en restant dans une forme de bienveillance et de dynamisme.  83 % des employés disent que la reconnaissance au travail est plus satisfaisante qu’une récompense ou des cadeaux. Prenez le temps d’écouter le terrain et de valoriser les bonnes nouvelles. Et pour contrer l’absence de langage corporel, vous pouvez encourager (sans rendre obligatoire) l’utilisation de la webcam ou insérer des emojis dans vos échanges. La reconnaissance passe également par la prise en compte de la parole de chacun. L’ensemble de vos collaborateurs/collaboratrice doit pouvoir exprimer son avis facilement, en toute confiance et se sentir valorisé.e en le faisant.

  • Donner les réponses les plus concrètes possibles

Une étude Kantar révèle que 66% des Français estiment que le Coronavirus a ou aura un impact sur leur revenu personnel. « Il y a une souffrance économique. Elle était là avant et elle persiste d’autant plus maintenant » témoigne Christophe. Il s’agit donc de prendre acte et d’apporter des réponses sincères. « Je conseille une communication quotidienne ou tous les deux jours minimum à l’ensemble des effectifs. En rappelant les points essentiels : voilà la situation, les rappels du gouvernement, voici ce qu’on a mis en place, ce que vous devez faire et comment ça va vous impacter.» explique Selim Miled, président du cabinet de conseil en gestion de crise « Crisalyde » dans notre interview. Pour répondre à ces inquiétudes, tant sur sa situation personnelle qu’à l’échelle de l’entreprise, la pédagogie est clé. Projections, scénarii de sortie de crise, démonstration de l’impact de la prise de congés sur l’avenir de l’entreprise, renvoi vers les sources officielles… Et bien sûr, lorsque vous ne savez pas, dites-le.

  • Formaliser les nouveaux objectifs

Les marins le savent bien : pour réussir à naviguer même en eaux troubles se fixer un cap est indispensable. « La première chose, c’est de se trouver un objectif pour l’après-crise et s’y accrocher » nous conseille d’ailleurs André Pisani, ancien militaire formateur TOP (Techniques d’Optimisation du Potentiel). Face aux cartes nouvellement rebattues, la direction doit communiquer sur les attentes qui en découlent. « Il est nécessaire d’expliquer à chacun la nouvelle organisation, de redistribuer les rôles, car celui qu’ils assumaient n’est plus forcément possible à distance » insiste Christophe Nguyen. Place donc à de nouveaux objectifs, définis en adéquation avec chaque situation personnelle. « Renseignez-vous pour savoir si le collaborateur aura des enfants chez lui à cette période, quelles seront les plages de travail possibles pour lui, quitte à réadapter ses horaires » rappelle Christophe. 

  • Structurer davantage ses feedbacks

Que ce soit pour définir les rôles de chacun, convaincre de la complémentarité des compétences, communiquer et organiser les sessions d’échange : manager des équipes dispersées, c’est prendre un rôle de coordinateur fort. Et pour cela, il faut de la rigueur et une structure. Les feedbacks doivent ainsi se faire dans les règles de l’art. Objectifs fixés à plus court terme, délais énoncés dès le départ, raisonnement par mission et non par tâche. L’idée est de structurer vos retours pour les rendre plus actionnables et immédiats. 

  • Réduire les équipes, favoriser les binômes

Cette situation peut permettre de dessiner des formes de collaboration inédites et lancer de nouveaux sujets de réflexion. Beaucoup d’entreprises se sont par exemple mobilisées pour répondre aux pénuries de masques ou de gels hydroalcooliques. Or, sans des équipes réduites et agiles, les projets seraient clairement encore dans les cartons.« Il faut solliciter, consulter, faire participer. On ne peut pas être sur un management top down. D’autant que les managers finissent par s’épuiser eux-mêmes » poursuit Christophe.  Autre initiative intéressante, créer des paires pour que les salarié.e.s puissent discuter entre eux sur des thématiques différentes. « En multisite, nous faisons travailler ensemble des équipes qui sont habituellement distinguées les unes des autres » témoigne une DRH anonyme dans une enquête à retrouver ici. Favoriser des binômes c’est aussi éviter l’isolement. Toujours dans la même étude, un engagement exprimé par un DRH ressort : « Faire en sorte qu’aucun salarié ne reste sans parler à un collègue pendant plus de 48h ».

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  • Encourager le « deep work » et l’autonomie

Soyons clair : le contexte exige une vraie confiance de la part des managers. Inutile donc, d’appeler un collaborateur toutes les heures pour s’assurer qu’il est bien derrière son ordinateur. La question du présentiel n’est plus vraiment d’actualité ! Fixez au contraire des objectifs par mission et laissez chacun s’organiser en fonction de ses contraintes et habitudes. En faisant ceci, vous renforcez la productivité de vos équipes. Rien ne vous empêche en revanche d’apporter des conseils à vos collaborateurs qui, pour beaucoup, découvrent le travail à distance (et pas forcément dans les meilleures conditions). Vous pouvez par exemple les inciter à débrancher leurs téléphones, applications ou boîtes mails pendant 25 minutes pour respecter la méthode de gestion du temps Pomodoro.

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  • Créer des nouveaux rituels récréatifs pour que les équipes gardent le lien 

Au-delà des échanges formels, il peut être intéressant d’organiser des moments de convivialité et ce, malgré la distance. La machine à café se digitalise elle aussi : haut lieu stratégique en entreprise, elle est l’occasion de pouvoir bavarder et travailler la culture employeur. « Une coffee room ouvre sur Teams à partir de lundi. Chaque jour, de 9h à 9h30, on se rejoint comme à la machine à café pour se faire un « coucou », échanger et discuter un peu ensemble. Vous pouvez venir tous les jours, 1 fois par semaine, pas du tout, 5 mn ou moins, c’est ouvert à tous et vous faites comme vous voulez » détaille Pierre-Arnaud Dufour, patron de l’agence Fantastic, sur l’intranet de l’entreprise.  

  • Offrir des nouvelles opportunités de grandir dans l’entreprise 

Le confinement est un moment d’introspection par excellence. Vous pouvez alors encourager vos collaborateurs à faire le point sur leur carrière, la place qu’ils ont dans l’entreprise ou identifier des formations que vous pourrez financer (ou choisir dans le catalogue de l’aide à la formation du Fonds national de l’Emploi). 93% des salarié.e.s dont l’entreprise possède des processus de formations continues estiment que cela impacte très fortement leur engagement et leur motivation. Une façon de les rendre acteurs d’une situation forcément subie au départ et de les projeter vers des jours meilleurs. Vous pouvez aussi communiquer sur des sujets qui vous ont marqués, en mettant par exemple en place une veille ou en lançant des “lunch and learns”. Ils sont en effet tout à fait possibles même à distance. Comme le raconte ce DRH, toujours de façon anonyme : « Une nouvelle newsletter est envoyée chaque semaine, avec des conseils sur le télétravail, des formations elearning à suivre, des photos envoyées par les salariés. »

Vous l’aurez compris, c’est une période difficile pour tous, d’autant qu’elle évolue chaque jour. Pour les dirigeants comme pour les collaborateurs, le plus important semble donc d’être à l’écoute. Et de faire preuve de bienveillance, pour surmonter une crise historique ensemble. Parce que ce qu’il restera, c’est votre capacité à soutenir et accompagner vos collaborateurs / collaboratrices vers la reprise.

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